Rittenregistratie bij een autoverkoper

Autoverhuurbedrijven beschikken vaak over een pool demoauto’s. Hierbij wordt regelmatig gewisseld van auto’s. In de praktijk zullen ook medewerkers van merkonafhankelijke autobedrijven wisselen van auto. Lastig met betrekking tot de reguliere bijtellingsregeling. Daarom is hier een praktische regeling voor getroffen.

De regeling

De hoogte van de bijtelling wordt op dagbasis bepaald.
Als een werknemer een auto voor een dag meeneemt, wordt de catalogusprijs van die dag aangehouden van die betreffende auto.
Heeft een medewerker de auto meegenomen, maar werkt hij op een bepaalde dag niet bijvoorbeeld door ziekte. Dan geldt de catalogusprijs van de auto die voor het laatst is meegenomen en nog niet naar de zaak is teruggebracht.
Als een werknemer helemaal geen auto meeneemt, geldt de catalogusprijs van de auto waarover de afgelopen twee maanden de meeste keren bijtelling is berekend.

Toezicht op administratie

Het is voor de werkgever van belang dat er goed toezicht wordt gehouden op de juistheid en volledigheid van de administratie. Dit is een eis vanuit de Belastingdienst. De werkgever moet minimaal 1 keer per maand controleren welke auto’s er aanwezig zijn, de afwezigheid van auto’s moet hij kunnen verklaren en hij moet controleren of er werknemers zijn die op die dag geen auto hebben meegenomen. Ook verkeersboetes of schademeldingen moeten worden gecontroleerd op juistheid.

Dit is een redelijke administratieve last. Ter beperking van de administratieve last heeft de BOVAG samen met de belastingdienst een convenant afgesloten over de wijze van administreren en controleren van de medewerkers bij autobedrijven.

Infographic over bijtelling voorkomen en rittenregistratie bij autoverkoper met TrackJack

Bijtelling op vaste auto

Mits de werknemer niet te vaak wisselt van auto, kan de bijtelling ook worden gebaseerd op een vaste auto. De werkgever en de werknemer moeten hiervoor een overeenkomst opstellen. De bijtelling wordt dan berekend over auto die is opgenomen in deze overeenkomst.

Als er dan toch dagen zijn dat de werknemer de vaste auto niet gebruikt maar een vervangende, wordt de bijtelling toch op de vaste auto gebaseerd. Hier gelden vier voorwaarden voor:

De werknemer kan de vaste auto om zakelijke redenen niet gebruiken. De vaste auto heeft bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt;
De werknemer wisselt maximaal 15 keer met een vervangende auto;
De werknemer mag de vervangende auto maximaal 5 dagen achter elkaar gebruiken

De gegevens van de vervangende auto worden vastgelegd en bewaard in de loonadministratie.

https://www.trackjackeurope.com/kennisbank/bijtelling/2021-2/

Veelgestelde vragen

Wat is de rittenregistratie bij een autoverkoper?▼

Rittenregistratie is het bijhouden van welke auto's werknemers meenemen en wanneer. Dit is essentieel voor autoverhuurbedrijven en merkonafhankelijke autobedrijven waar regelmatig van auto wordt gewisseld, omdat het van invloed is op de bijtellingsregeling.

Hoe wordt de bijtelling berekend bij regelmatig wisselen van auto's?▼

De bijtelling wordt op dagbasis bepaald aan de hand van de catalogusprijs van de auto die de werknemer op die dag meeneemt. Als de werknemer niet werkt, geldt de catalogusprijs van de laatst meegenomen auto die nog niet is teruggebracht.

Kan een werknemer op een vaste auto worden belast in plaats van op meerdere auto's?▼

Ja, mits de werknemer niet te vaak van auto wisselt. Werkgever en werknemer stellen een overeenkomst op, waarna de bijtelling wordt gebaseerd op deze vaste auto. Vervangingen mogen maximaal 15 keer per jaar voorkomen.

Welke administratieve verplichtingen heeft de werkgever?▼

De werkgever moet minimaal maandelijks controleren welke auto's aanwezig zijn, afwezigheden verklaren, nagaan wie geen auto heeft meegenomen, en verkeersboetes en schademeldingen controleren. Dit is een eis van de Belastingdienst.

Wat zijn de voorwaarden voor vervangingsauto's bij een vaste auto?▼

De werknemer mag maximaal 15 keer per jaar van auto wisselen, mag een vervangingsauto maximaal 5 dagen achter elkaar gebruiken, en dit moet om zakelijke redenen zijn. De gegevens van de vervanger moeten in de loonadministratie worden vastgelegd.