Hoe zit het met de rittenregistratie bij een autoverkoper?

Autoverhuurbedrijven beschikken vaak over een pool demoauto’s. Hierbij wordt regelmatig gewisseld van auto’s. In de praktijk zullen ook medewerkers van merkonafhankelijke autobedrijven wisselen van auto. Lastig met betrekking tot de reguliere bijtellingsregeling. Daarom is hier een praktische regeling voor getroffen.

De regeling

• De hoogte van de bijtelling wordt op dagbasis bepaald.
• Als een werknemer een auto voor een dag meeneemt, wordt de catalogusprijs van die dag aangehouden van die betreffende auto.
• Heeft een medewerker de auto meegenomen, maar werkt hij op een bepaalde dag niet bijvoorbeeld door ziekte. Dan geldt de catalogusprijs van de auto die voor het laatst is meegenomen en nog niet naar de zaak is teruggebracht.
• Als een werknemer helemaal geen auto meeneemt, geldt de catalogusprijs van de auto waarover de afgelopen twee maanden de meeste keren bijtelling is berekend.

Toezicht op administratie

Het is voor de werkgever van belang dat er goed toezicht wordt gehouden op de juistheid en volledigheid van de administratie. Dit is een eis vanuit de Belastingdienst. De werkgever moet minimaal 1 keer per maand controleren welke auto’s er aanwezig zijn, de afwezigheid van auto’s moet hij kunnen verklaren en hij moet controleren of er werknemers zijn die op die dag geen auto hebben meegenomen. Ook verkeersboetes of schademeldingen moeten worden gecontroleerd op juistheid.

Dit is een redelijke administratieve last. Ter beperking van de administratieve last heeft de BOVAG samen met de belastingdienst een convenant afgesloten over de wijze van administreren en controleren van de medewerkers bij autobedrijven.

Bijtelling op vaste auto

 Mits de werknemer niet te vaak wisselt van auto, kan de bijtelling ook worden gebaseerd op een vaste auto. De werkgever en de werknemer moeten hiervoor een overeenkomst opstellen. De bijtelling wordt dan berekend over auto die is opgenomen in deze overeenkomst.

 Als er dan toch dagen zijn dat de werknemer de vaste auto niet gebruikt maar een vervangende, wordt de bijtelling toch op de vaste auto gebaseerd. Hier gelden vier voorwaarden voor:

• De werknemer kan de vaste auto om zakelijke redenen niet gebruiken. De vaste auto heeft bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt;
• De werknemer wisselt maximaal 15 keer met een vervangende auto;
• De werknemer mag de vervangende auto maximaal 5 dagen achter elkaar gebruiken

De gegevens van de vervangende auto worden vastgelegd en bewaard in de loonadministratie.